按照GSP法规要求，首营资料必须保存5年，随着交换资料数量不断增加，如何妥善保管存档资料是企业面临的一大难题。庞杂的数量在日常管理中不仅需要占用大量的存储空间，需要耗费员工大量时间，甚至需要多个人员专门进行管理，还容易存在遗漏丢失等情况。